10 Desember, 2016

Contoh Notulen Rapat

BAB I
A.    PENDAHULUAN
Kegiatan perkantoran tidak akan pernah lepas dari menulis, mengolah data dan membuat data tersebut menjadi sebuah informasi. Kegiatan menulis tidak hanya dilakukan saat dikantor maupun dalam organisasi tertentu.Kegiatan menulis ini juga berkaitan dengan yang namanya rapat. Berbicara mengenai rapat, apakah rapat itu ?.rapat adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang tergbung dalam ikatan organisasi untuk membicarakan suatu permasalahan atau membicarakan suatu hal dan mencari kesepakatan bersama dan hasil rapat akan di tuangkan dalam bentuk tulisan yang bernama informasi.
Nah, disinilah notula rapat menjadi salah stau fungsi yaitu sebagia sumber informasi, sebagai bukti bahwa rapat sudah dilaksanakan.Bukan hanya itu saja namun masih banyak hal yang menyangkut dengan notula rapat salah satunya adalah lembar krhadiran dan ketidakhadiran peserta rapat. Notula rapat akan di buat sebelum rapat dilaksanakan dan dalam notula rapat sudah dijelaskan alur atau bagaimana sebuah rapat berjalan sesuai jadwal yang sudah tertera dalam notula rapat yang akan dibubuhi tanda tangan ketua dan sekretaris.
Dalam paper ini akan disampaikan bagaimana syarat dan hak-hak aapa saja yang akan didapatkan seorang notulis rapat. Sehingga dapat menjadi suatu gambaran untuk menjadi seorang notulis rapat dengan integritas tinggi dan mampu untuk notulis rapat yang handal.

B.     RUMUSAN MASALAH
1.      Apakah definisi notula rapat ?
2.      Bagaimana fungsi-fungsi dari notula rapat ?
3.      Siapa dan apa saja syarat menjadi seorang notulis rapat ?
4.      Hak-hak apa saja yang didapatkan seorang notulis ?
5.      Bagaimana susunan sebuah notula rapat ?
C.    TUJUAN
1.      Sebagai pemenuhan tugas Korespondensi Bahasa Indonesia I.
2.      Media informasi bagi mahasiswa terutama mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta.
3.      Memperkenalkan Notula Rapat kepada rekan-rekan mahasiswa maupun masyarakat umum.
4.      Menjadi media pembelajaran bagi seluruh lapisan mahasiswa dan masyarakat umum.
D.    SASARAN
1.      Mahasiswa Universitas Negeri Yogakarta terutama mahasiswa D3 – Skeretari
2.      Masyarakat umum.
E.     MANFAAT
Semoga paper ini tidak hanya sebagai bahan untuk mencari nilai tetapi memberikan dampak yang positif terutama bagi rekan-rekan mahasiswa yang mengikuti organisasi agar, saat mengikuti kegiatan rapat apapun sudah paham dengan bagaimana menjadi notulis rapat yang baik dan dapat dipercaya bahwa informasi yang disampaikan valid dan sumber yang dilampirkan sudah memenuhi prosedur.Serta menjadi media pembelajaran bagi mahasiswa D3-Sekretari.



BAB II
A.    PENGERTIAN NOTULA RAPAT
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan / rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh.
Catatan resmi suatu institusi atau lembaga mengenai kegiatan yang dilakukan oleh lembaga tersebut, misalnya kegiatan rapat (Surat-menyurat, 2012).
Notula rapat juga dapat dikatakan sebagai catatan singkat tentang suatu pembicaraan.Notulen rapat hendaknya ditanda tangani oleh ketua rapat, untuk dijadikan bahan pemikiran lebih lanjut.Notulen rapat penting artinya, karena berisi keputusan    yang telah dihasilkan dalam rapat, untukpegangan bersama.
B.     FUNGSI NOTULA RAPAT
Fungsi notula rapat ada beberapa hal. Berikut fungsi-fungsi notula rapat :
1.      Sebagai dokumen dan barang bukti.
2.      Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat.
3.      Sebagai landasan pertemuan berikutnya.
4.      Sebagai alat pengingat para peserta rapat.
5.      Sebagai bukti sejarah.
6.      Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat.
C.    PEMBUAT NOTULA
Yang membuat Notulen adalah sekertaris sedangkan yang mencactat adalah notulis. Menjadi seorang notulis harus mempunyai kemampuan menulis dan menyimak yang baik agar apa yang di sampaikan dalam rapat dapat tertangkap dengan baik.Menjadi seorang notulis tidak dapat sembarang orang mampu melaksanaknnya.Dapat dikatakan bahwa kegiatan notulis itu mudah namun dalam pelaksanaanya belum tentu kita mampu menjadi seorang notulis yang baik dan mampu menguasai materi pembahasan.Pada dasarnya seorang notulis harus mampu berkoordinasi dan memiliki kompetensi yang baik dalam hal komunikasi sehingga enyampaian informasi dapat diteria secara lugas dan mudah dipahami oleh peserta rapat.


D.    SYARAT MENJADI NOTULIS RAPAT
Menjadi seorang notulis pun harus memiliki kriteria yang sudah dianggap mampu dalam kategori mampu dalam berkomunikasi, integrits tinggi, daya ingat yang bagus dan tata bahasa yng baik dn mudah dipahami.
Berikut saya sampaikan syarat menadi notulis rapat :
1.      Mampu melakukan 2 hal sekaligus, mendengar dan menulis.
2.      Mampu memilih bagian yang penting dan tidak penting.
3.      Mempunyai tingkat konsentrasi yang tinggi.
4.      Mampu menyesuaikan diri dan melaporkan hasil rapat secara netral.
5.      Memahami bahasa teknis dan menguasai pembahasan.
6.      Mampu mengetahui kebutuhan pembaca.
7.      Mendengarkan dengan maksud menemukan sesuatu.
8.      Kemampuan dalam menulis cepat dan rapi.
9.      Mampu mengemukakan pikiran secara cepat.
10.  Menguasai metode mencatat.
11.  Menguasai berbagai metode pengolahan data.
12.  Mengenal berbagai struktur rapat.
Syarat diatas harus diperhatikan agar tidak timbul permasalahan yang tidak di inginkan selama menjadi notulis rapat dan kegiatan rapat berjalan sesuai dengan jadwal yang sudah tetera.Dan penyamaian informasi juga dapat diterima seluruh peserta rapat.
E.     HAK-HAK NOTULIS
Adapun seorang notulis juga mendapatkan hak setelah kewajibannya dilaksanakannya, berikut hak-hak yang didpatkan oleh notulis rapat :
1.      Sebelum Rapat
Æ  Notulis berhak memperoleh informasi mengenai latar belakang materi yang akan di sajikan dalam rapat.
2.      Saat Rapat Berlangsung
Æ  Berhak meminta perumusan yang jelas mengenai tujuan rapat apabila belum mendapatkannya
Æ  Berhak menerima semua dokumen yang di bagikan pada waktu rapat
Æ  Berhak menuntut ketua sidang agar menertibkan rapat yang kacau
Æ  Berhak mendapatkan perumusan yang baik dari semua peserta rapat yang telah diajukan
Æ  Berhak mendapat rangkuman dan kesimpulan rapat
Æ  Berhak duduk di samping ketua sidang
Æ  Berhak meminta dirinya di gantikan dalam pembicaraan yang berkepanjangan
Æ  Berhak atas pembebasan tugas-tugas lain
3.      Sesudah Rapat
Æ  Hak untuk mendapat kan waktu cukup untuk mengolah catatan.
Æ  Berhak atas persediaan para peserta rapat, mendapatkan informasi tambahan rapat.
4.      Peserta Rapat
Æ  Peserta rapat adalah orang yang mengikuti sebuah rapat. Seringkali untuk rapat-rapat tertentu pemimpin, moderator, dan notulis berfungsi sekaligus sebagai peserta rapat.
F.     SUSUNAN DALAM NOTULEN
Seperti pada umumnya surat, notulen pun sudah ada susunan tersendiri sehingg bentukny terstruktur, berikut susunan yang ada pada notula/ notulen rapat :
1.      Judul notulen
2.      Waktu dan tempat serta jam(mulai dan berakhir)
3.      Pemimpin (ketua dan sekretaris)
4.      Jumlah yang diundang
5.      Acara meeting (sebutkan secara berurutan)
6.      Jalannya meeting(acara 1sampai dengan penutup)
7.      Tempat, tanggal, bulan, dan tahun
8.      Pembuatan Notulen (sekretaris)
9.      Pengesahan notulen oleh ketua


G.    CONTOH NOTULEN
Notulen Rapat
HIMA D3 FAKULTAS EKONOMI
Universitas Negeri Yogyakarta
Sekretariat : Jln. Bhayangkara 7 Wates Kulon Progo


 
Hari                             : Rabu
Tanggal                       : 18 Januari 2012
Waktu                                     : 15.30 WIB –17.00 WIB
Tempat                        : R. 04 Manajemen Pemasaran
Acara                           : Rapat Kerja HIMA D3 FE UNY periode 2011/2012

Pimpinan Rapat           : Davi Ferdiansyah (Ketua HIMA D3 FE UNY)
Sekretaris                                : Noviana Rahmawati

Jumlah Peserta            : 40 orang
Hadir                                       : 38 orang
Tidak Hadir                             : 2 orang

Susunan Acara :
1.      Pengkondisian peserta rapat
2.      Pembukaan rapat
3.      Pembahasan agenda rapat
4.      Laporan masing-masing Divisi
5.      Pembacaan kesimpulan
6.      Penutup
7.      Lain-lain

Jalannya Acara :
1.      Divisi APP (Advokasi Pelayanan Publik)
Program Kerja :
·      Bersosialisasi dengan masyarakat tentang UNY melalui pembuatan Buletin
·      Diskusi masalah sospol dan kampus
·      Jaring Asmara (survei ke daerah tertinggal)
·      Baksos
·      Seminar Nasional
·      BPIM
2.      Divisi MEJA (Media dan Jaringan)
Program Kerja :
·      Penerbitan Buletin 1 bulan sekali
·      Pembuatan Mading kampus 2 bulan sekali
·      Pengaktifan kotak saran
·      Pengelolaan Blog dan Website
·      Trainning Jurnalistik
·      Pendokumentasian
3.      Divisi MIBA (Minat dan Bakat)
Program Kerja :
·      Penyelenggaraan D3 CUP (Futsal, Volley, dan Basket)
·      Kartinian
·      Festival Musik / X-PLODE
·      Karnaval
4.      Divisi BK (Biro Kewirausahaan)
Program Kerja :
·      Seminar kewirausahaan
·      Enterpreneur Class
·      Praktik kerja nyata EC
·      Bazar Kewirausahaan
·      Kantin Kejujuran

5.      Divisi PSDM
Program Kerja :
·      OSPEK Jurusan
·      Makrab
·      Happy Weekend
·      Soft skills
·      Seminar Leadership
6.      Penutup :
Rapat ini diakhiri pada jam 17.00 WIB dan ditutup oleh pimpinan rapat.

                                                                                                            Wates, 18 Januari 2012
KETUA HIMA D3 FE UNY
SEKRETARIS


DAVI FERDIANSYAH


NOVIANA RAHMAWATI

Daftar Hadir
No
Nama
Jabatan
Motivasi
Paraf






























































BAB II
A.    KESIMPULAN
Notula rapat adalah bagian dari sebuah rapat yang akan menjadi sumber informasi dari data yang didapatkan saat rapat. Dalam menjadi seorang notulen rapat seharusnya seorang notulis harus mampu menguasai pembahasan serta mempunyai daya tangkap yang bagus sehingga tidak satupun informasi penting yang didapatkan.Notulen rapat dapat digunkan sebagai bukti bahwa pemutusan suatu pembahasan sudah berdasarkan keputusan bersama dan dapat diterima oleh kalangan masyarakat.
B.     DAFTAR PUSTAKA
1.      Diunduh dari hidayatnor100.blogspot.com/2011/04/pengertian-notulen-ungsi-dan-contohya_10.html. Pada Sabtu, 7 Oktober 2012 diwww.google.com.
2.      Diunduh dari kuliahitukeren.blogspot.com/2011/07/pengertian-notulen-html. Pada Sabtu, 7 Oktober 2012 diwww.google.com.
3.      Xa.yimg.com/kg/groups/22800867/35792351/name/Notulen.pdf
4.      Arsip Proker HIMA D3 FE UNY periode 2012



Soal
Buatlah sebuah notula rapat sesuai dengan susunan yang tertera diatas dengan ketentuan sebagai berikut :
v  Notula rapat dibuat saat agenda Rapat Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo guna membahas Lomba MIPA Tingkat Kabupaten untuk SMP / SMA. Rapat dipimpin langsung oleh Bapak kepala Dinas Pendidikan dan dihadiri jajaran Dinas pendidikan serta beberapa perwakilan guru SMP/SMA Kulon Progo.
v  Waktu rapat sekarang tempat meneyesuaikan
v  Inti pembahasan :
a)    Pembentukan Panitia lomba
b)   Penentuan waktu, tempat lomba
c)    Prosedur pendaftaran
d)   Penentuan juri lomba MIPA
e)    Prosedur perlombaan (tata tertib)
f)    Hadiah yang akan di berikan