Penampilan Seorang Sekretaris

 

Penampilan menjadi hal yang penting bagi seorang sekretaris karena sekretaris memiliki peran penting dalam perusahaan/ kantor yaitu sebagai “filter” atau “pintu gerbang” bagi pimpinan di mana sekretaris lah yang menerima tamu pimpinan, mengikuti pimpinan dalam setiap pertemuan-pertemuan. Perlu dikertahui bahwa seorang pimpinan terutama lembaga pemerintahan atau perusahaan besar adalah orang penting, sehingga seorang sekretaris tidak dapat tampil “ala kadarnya” karena tamu yang datang atau bertemu dengan pimpinan bukanlah orang sembarangan. Seorang sekretaris dituntut untuk tampil excelence, bukan berarti dengan dandanan yang “menor” tetapi dengan dalih harus menampakkan penampilan yang anggun dan tentunya sopan. Menurut Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara (1999) ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam hal penampilan bagi seorang sekretaris:

1. Kebersihan dan Kesehatan Diri

Seorang sekretaris harus mampu menampilkan jati dirinya, baik fisik maupaun kecakapannya dalam melaksanakan tugas. Penampilan fisik dapat dilihat dari kebersian dan kesehatan dirinya. Kebersihan dan kesehatan harus tetap dijaga bahkan harus dapat meningkatkannya sehingga menabah rasa percaya dirinya. Karena pekerjaan sekretaris didominasi oleh perempuan, maka seharusnya mampu untuk merawat kebersihan dirinya mulai dari hal kecil seperti kuku, kaki, mulut, rambut, wajah, dan seluruh tubuh.

Sebagai seorang sekretaris harus mampu untuk emmantaskan diri dalam artian tanggap terhadap yang kurang pada dirinya, serta harus memiliki kiat-kiat dalam menjaga kebersihan dan kesehatan tubuhnya. Perusahaan pasti membutuhkan sekretaris yang energik dan memilikia stamina yang optimal sehingga mampu mengerjakan tugas dengan cepat.

2. Kerapian dan Daya Tarik Pribadi

Penampilan sekretaris tidak hanya bersih dan sehat, tetapi juga rapi dan menarik dari rambut atau hijab yang dikenakan dan busana yang sopan dan tertata rapi. Daya tarik seorang sekretaris juga tidak perlu dibuat-buat, namun muncul apa adanya dari diri seseorang. Penampilan yang tidak alami hanya akan menghilangkan daya tarik seseorang.

Daya tarik seseorang dapat dilihat dari bagaimana dia menjaga penampilannya dari segi kebersihan dan perawatan tubuh, kerapian berbusana, bagaimana cara berbicara, bagaimana bertingkah laku dalam segala situasi dan juga bagaimana dia menjalin komunikasi yang baik dengan siapapun termasuk dengan pimpinannya.

3. Ekspresi Suara dan Tingkah Laku

Sebagai seornag sekretaris tidak lepas dari penggunaan suara yang baik untuk pembicaraan leat telepon atau langsung berhadapan dngan seseorang.tentu saja kualitas suara harus diutamakan agar orang lain “betah” berbincang-bincang. Ekspresi suara yang merdu, renyah, tidak ringan banyak disukai orang. Ekspresi suara seorang sekretaris berarti suara yang dihasilkan tidak monoton nadanya. Tetapi ada tekanan keras lemahnya suara pada kata-kata tertentu, tempo yang teratur, juga mampu mengatur volume suara, serta jelas dalam mengucapkan kalimat.

Tingkah laku seorang sekretaris, yang kebanyakan wanita biasanya dihubungkan dengan keanggunan, dan tidak perlu dbuat-buat. Tingkah laku yang wajar dapat dilihat dari cara berjalan sekretaris yang tidak mengundang kesan negatif, tidak bertingkah laku over acting terhadap tamu yang ditemui, atau tidak canggung bila berkumul dengan relasi pimpinan yang rata-rata kalangan atas.

4. Busana dan Tata Rias

Busana yang dikenakan sekretaris akan ikut menmpengaruhi penampilan sekretaris, oleh karena itu seorang sekretaris tidak boleh sembarangan mengenakan busana. Penampilan menarik melalui busana yang dipakai bukan berarti harus mahal dan dengan brand terkenal. Sebelum mengenakan seorang sekretaris hendaknya mengetahui bentuk tubuhnya, kelemahan dan kelemahannya. Untuk bentuk badan yang besar sebaiknya tidak menggunakan motif bahan yang bergaris-garis horizontal atau motif bunga-bunga dan kotak-kotak yang besar. Hindari warna terang dan mencolok, serta bentuk kerah yang sederhana (V). Untuk badan yang cenderung kecil disarankan untuk menggunakan motif yang seperti di atas. Penampilan akan semakin sempurna bila ditunjang dengan tata rias yang menarik, namun tidak terkesan “menor”. Untuk penampilan wajah perlu ditunjang dengan pelembab tertentu yang sesuai dengan kulit kita terutama sekretaris yang selalu brada diruang ber-AC agar kulit wajah tidak cepat keriput. Pilih kosmetik yang sesuai dengan keadaan kulit karena kulit wajah biasanya bersifat sensitif. Untuk rias wajah tidak cukup sekali saat berangkat kerja. Setelah makan siang sebaiknya memperbaiki riasan wajah agar wajah tidak terlihat kusam.

Pengertian Sekretaris

Jabatan sekretaris merupakan jabatan profesional yang bisa dikembangkan. Pekerjaannya membutuhkan keahlian dan ketrampilan khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara formal. Tetapi pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperkaya pengetahuan dan kemampuan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dan memimpin anak buahnya dalam bekerja. Pekerjaan sekretaris berkembang atau bertambah seiring dengan tingkat kedudukan sekretaris dalam perusahaan serta tugas yang didapatkan dari pimpinan.

Pengertian Sekretaris ditinjau dari etimologinya adalah secretum (bahasa Latin) yang memiliki arti rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai. Maka dari itu kinerja sekretaris harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun pimpinannya. Dapat dikatakan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya. Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila petugas ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat atau instansi resmi maupun perusahaan swasta yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lainnya adalah Private Secretary (The Liang Gie, 2000).

Berkut pengertian sekretaris menurut para ahli. Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden, Business Dictionary, 1960, hal 184. Sekretaris adalah:

“Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.” (Drs. Sutarto, 1992: 2).

Menurut M. Braum dan Ramon (terjemahan) sekretaris adalah:

“Seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.”

Menurut C.L Barnhart (ed.):5 dalam Sutarto sekretaris adalah :

“secretary :

1. a person who conduct correspondence, keeps record act., for an individual or organization.

2. an office state charge with the superitedence and managemen of a particular department of government : Secretary of State.

3. a piece of furniture for use as writing desk.

4. a desk with bookshelves on top of it.”

“sekretaris :

1. Seorang yang melakukan korepodensi, memelihara warkat, dan lain-lain untuk perorangan atau organisasi.

2. Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri

3. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.

4. Sebuah meja dengan rak buku di atasnya

Dari beberapa pengertian sekretaris yang dikemukakan oleh para ahli maka dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa sekretaris adalah seseorang yang dapat dipercaya atau seorang yang menjadi tangan kanan pimpinan yang mengurusi segala bentuk kegiatan pimpinan serta melakukan kegiatan kantor yang berhubungan dengan menyusun, memelihara, dan membuat dokumen untuk perusahaan.