BAB
I
A. PENDAHULUAN
Kegiatan perkantoran tidak akan pernah lepas dari
menulis, mengolah data dan membuat data tersebut menjadi sebuah informasi.
Kegiatan menulis tidak hanya dilakukan saat dikantor maupun dalam organisasi
tertentu.Kegiatan menulis ini juga berkaitan dengan yang namanya rapat.
Berbicara mengenai rapat, apakah rapat itu ?.rapat adalah kegiatan yang
dilakukan oleh sekelompok orang yang tergbung dalam ikatan organisasi untuk membicarakan
suatu permasalahan atau membicarakan suatu hal dan mencari kesepakatan bersama
dan hasil rapat akan di tuangkan dalam bentuk tulisan yang bernama informasi.
Nah, disinilah notula rapat menjadi salah stau
fungsi yaitu sebagia sumber informasi, sebagai bukti bahwa rapat sudah
dilaksanakan.Bukan hanya itu saja namun masih banyak hal yang menyangkut dengan
notula rapat salah satunya adalah lembar krhadiran dan ketidakhadiran peserta
rapat. Notula rapat akan di buat sebelum rapat dilaksanakan dan dalam notula
rapat sudah dijelaskan alur atau bagaimana sebuah rapat berjalan sesuai jadwal
yang sudah tertera dalam notula rapat yang akan dibubuhi tanda tangan ketua dan
sekretaris.
Dalam paper ini akan disampaikan bagaimana syarat
dan hak-hak aapa saja yang akan didapatkan seorang notulis rapat. Sehingga
dapat menjadi suatu gambaran untuk menjadi seorang notulis rapat dengan
integritas tinggi dan mampu untuk notulis rapat yang handal.
B. RUMUSAN
MASALAH
1.
Apakah
definisi notula rapat ?
2.
Bagaimana
fungsi-fungsi dari notula rapat ?
3.
Siapa
dan apa saja syarat menjadi seorang notulis rapat ?
4.
Hak-hak
apa saja yang didapatkan seorang notulis ?
5.
Bagaimana
susunan sebuah notula rapat ?
C. TUJUAN
1.
Sebagai
pemenuhan tugas Korespondensi Bahasa Indonesia I.
2.
Media
informasi bagi mahasiswa terutama mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta.
3.
Memperkenalkan
Notula Rapat kepada rekan-rekan mahasiswa maupun masyarakat umum.
4.
Menjadi
media pembelajaran bagi seluruh lapisan mahasiswa dan masyarakat umum.
D. SASARAN
1.
Mahasiswa
Universitas Negeri Yogakarta terutama mahasiswa D3 – Skeretari
2.
Masyarakat
umum.
E. MANFAAT
Semoga paper ini tidak hanya sebagai bahan untuk
mencari nilai tetapi memberikan dampak yang positif terutama bagi rekan-rekan
mahasiswa yang mengikuti organisasi agar, saat mengikuti kegiatan rapat apapun
sudah paham dengan bagaimana menjadi notulis rapat yang baik dan dapat
dipercaya bahwa informasi yang disampaikan valid dan sumber yang dilampirkan
sudah memenuhi prosedur.Serta menjadi media pembelajaran bagi mahasiswa
D3-Sekretari.
BAB
II
A. PENGERTIAN
NOTULA RAPAT
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen
atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan / rapat
serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan
tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis,
dan secara menyeluruh.
Catatan resmi suatu institusi atau lembaga mengenai
kegiatan yang dilakukan oleh lembaga tersebut, misalnya kegiatan rapat
(Surat-menyurat, 2012).
Notula rapat juga dapat dikatakan sebagai catatan
singkat tentang suatu pembicaraan.Notulen rapat hendaknya ditanda tangani oleh
ketua rapat, untuk dijadikan bahan pemikiran lebih lanjut.Notulen rapat penting
artinya, karena berisi keputusan yang
telah dihasilkan dalam rapat, untukpegangan bersama.
B. FUNGSI
NOTULA RAPAT
Fungsi
notula rapat ada beberapa hal. Berikut fungsi-fungsi notula rapat :
1.
Sebagai
dokumen dan barang bukti.
2.
Sebagai
sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat.
3.
Sebagai
landasan pertemuan berikutnya.
4.
Sebagai
alat pengingat para peserta rapat.
5.
Sebagai
bukti sejarah.
6.
Sebagai
manometer atau ukuran kesuksesan rapat.
C. PEMBUAT
NOTULA
Yang
membuat Notulen adalah sekertaris sedangkan yang mencactat adalah notulis.
Menjadi seorang notulis harus mempunyai kemampuan menulis dan menyimak yang
baik agar apa yang di sampaikan dalam rapat dapat tertangkap dengan baik.Menjadi
seorang notulis tidak dapat sembarang orang mampu melaksanaknnya.Dapat
dikatakan bahwa kegiatan notulis itu mudah namun dalam pelaksanaanya belum
tentu kita mampu menjadi seorang notulis yang baik dan mampu menguasai materi
pembahasan.Pada dasarnya seorang notulis harus mampu berkoordinasi dan memiliki
kompetensi yang baik dalam hal komunikasi sehingga enyampaian informasi dapat
diteria secara lugas dan mudah dipahami oleh peserta rapat.
D. SYARAT
MENJADI NOTULIS RAPAT
Menjadi
seorang notulis pun harus memiliki kriteria yang sudah dianggap mampu dalam
kategori mampu dalam berkomunikasi, integrits tinggi, daya ingat yang bagus dan
tata bahasa yng baik dn mudah dipahami.
Berikut saya
sampaikan syarat menadi notulis rapat :
1.
Mampu
melakukan 2 hal sekaligus, mendengar dan menulis.
2.
Mampu
memilih bagian yang penting dan tidak penting.
3.
Mempunyai
tingkat konsentrasi yang tinggi.
4.
Mampu
menyesuaikan diri dan melaporkan hasil rapat secara netral.
5.
Memahami
bahasa teknis dan menguasai pembahasan.
6.
Mampu
mengetahui kebutuhan pembaca.
7.
Mendengarkan
dengan maksud menemukan sesuatu.
8.
Kemampuan
dalam menulis cepat dan rapi.
9.
Mampu
mengemukakan pikiran secara cepat.
10. Menguasai metode mencatat.
11. Menguasai berbagai metode pengolahan
data.
12. Mengenal berbagai struktur rapat.
Syarat diatas harus diperhatikan agar tidak timbul
permasalahan yang tidak di inginkan selama menjadi notulis rapat dan kegiatan
rapat berjalan sesuai dengan jadwal yang sudah tetera.Dan penyamaian informasi
juga dapat diterima seluruh peserta rapat.
E. HAK-HAK
NOTULIS
Adapun
seorang notulis juga mendapatkan hak setelah kewajibannya dilaksanakannya,
berikut hak-hak yang didpatkan oleh notulis rapat :
1.
Sebelum Rapat
Æ
Notulis
berhak memperoleh informasi mengenai latar belakang materi yang akan di sajikan
dalam rapat.
2.
Saat Rapat Berlangsung
Æ
Berhak
meminta perumusan yang jelas mengenai tujuan rapat apabila belum mendapatkannya
Æ
Berhak
menerima semua dokumen yang di bagikan pada waktu rapat
Æ
Berhak
menuntut ketua sidang agar menertibkan rapat yang kacau
Æ
Berhak
mendapatkan perumusan yang baik dari semua peserta rapat yang telah diajukan
Æ
Berhak
mendapat rangkuman dan kesimpulan rapat
Æ
Berhak
duduk di samping ketua sidang
Æ
Berhak meminta dirinya di gantikan dalam pembicaraan
yang berkepanjangan
Æ
Berhak atas pembebasan tugas-tugas lain
3.
Sesudah Rapat
Æ
Hak
untuk mendapat kan waktu cukup untuk mengolah catatan.
Æ
Berhak
atas persediaan para peserta rapat, mendapatkan informasi tambahan rapat.
4.
Peserta Rapat
Æ
Peserta
rapat adalah orang yang mengikuti sebuah rapat. Seringkali untuk rapat-rapat
tertentu pemimpin, moderator, dan notulis berfungsi sekaligus sebagai peserta
rapat.
F. SUSUNAN
DALAM NOTULEN
Seperti pada
umumnya surat, notulen pun sudah ada susunan tersendiri sehingg bentukny
terstruktur, berikut susunan yang ada pada notula/ notulen rapat :
1.
Judul notulen
2.
Waktu dan tempat serta
jam(mulai dan berakhir)
3.
Pemimpin (ketua dan sekretaris)
4.
Jumlah yang diundang
5.
Acara meeting (sebutkan secara berurutan)
6.
Jalannya meeting(acara 1sampai dengan penutup)
7.
Tempat, tanggal, bulan, dan tahun
8.
Pembuatan Notulen (sekretaris)
9.
Pengesahan notulen oleh ketua
G. CONTOH
NOTULEN
Notulen Rapat
HIMA D3 FAKULTAS EKONOMI
Universitas Negeri Yogyakarta
Sekretariat : Jln. Bhayangkara 7 Wates
Kulon Progo
Hari :
Rabu
Tanggal : 18 Januari 2012
Waktu : 15.30 WIB –17.00 WIB
Tempat : R. 04 Manajemen
Pemasaran
Acara : Rapat Kerja HIMA D3
FE UNY periode 2011/2012
Pimpinan Rapat : Davi Ferdiansyah (Ketua HIMA D3 FE
UNY)
Sekretaris : Noviana
Rahmawati
Jumlah Peserta : 40 orang
Hadir : 38 orang
Tidak Hadir : 2 orang
Susunan Acara :
1.
Pengkondisian
peserta rapat
2.
Pembukaan
rapat
3.
Pembahasan
agenda rapat
4.
Laporan
masing-masing Divisi
5.
Pembacaan
kesimpulan
6.
Penutup
7.
Lain-lain
Jalannya Acara :
1.
Divisi APP (Advokasi Pelayanan Publik)
Program Kerja :
·
Bersosialisasi
dengan masyarakat tentang UNY melalui pembuatan Buletin
·
Diskusi
masalah sospol dan kampus
·
Jaring
Asmara (survei ke daerah tertinggal)
·
Baksos
·
Seminar
Nasional
·
BPIM
2.
Divisi MEJA (Media dan Jaringan)
Program Kerja :
·
Penerbitan
Buletin 1 bulan sekali
·
Pembuatan
Mading kampus 2 bulan sekali
·
Pengaktifan
kotak saran
·
Pengelolaan
Blog dan Website
·
Trainning
Jurnalistik
·
Pendokumentasian
3.
Divisi MIBA (Minat dan Bakat)
Program Kerja :
·
Penyelenggaraan
D3 CUP (Futsal, Volley, dan Basket)
·
Kartinian
·
Festival
Musik / X-PLODE
·
Karnaval
4.
Divisi BK (Biro Kewirausahaan)
Program Kerja :
·
Seminar
kewirausahaan
·
Enterpreneur
Class
·
Praktik
kerja nyata EC
·
Bazar
Kewirausahaan
·
Kantin
Kejujuran
5.
Divisi PSDM
Program Kerja :
·
OSPEK
Jurusan
·
Makrab
·
Happy
Weekend
·
Soft
skills
·
Seminar
Leadership
6.
Penutup :
Wates,
18 Januari 2012
KETUA HIMA D3 FE UNY
|
SEKRETARIS
|
DAVI FERDIANSYAH
|
NOVIANA RAHMAWATI
|
Daftar Hadir
No
|
Nama
|
Jabatan
|
Motivasi
|
Paraf
|
BAB
II
A.
KESIMPULAN
Notula rapat adalah bagian dari sebuah
rapat yang akan menjadi sumber informasi dari data yang didapatkan saat rapat.
Dalam menjadi seorang notulen rapat seharusnya seorang notulis harus mampu
menguasai pembahasan serta mempunyai daya tangkap yang bagus sehingga tidak
satupun informasi penting yang didapatkan.Notulen rapat dapat digunkan sebagai
bukti bahwa pemutusan suatu pembahasan sudah berdasarkan keputusan bersama dan
dapat diterima oleh kalangan masyarakat.
B.
DAFTAR PUSTAKA
1.
Diunduh
dari hidayatnor100.blogspot.com/2011/04/pengertian-notulen-ungsi-dan-contohya_10.html.
Pada Sabtu, 7 Oktober 2012 diwww.google.com.
2.
Diunduh
dari kuliahitukeren.blogspot.com/2011/07/pengertian-notulen-html. Pada Sabtu, 7
Oktober 2012 diwww.google.com.
3.
Xa.yimg.com/kg/groups/22800867/35792351/name/Notulen.pdf
4.
Arsip Proker HIMA D3 FE UNY periode 2012
Soal
Buatlah sebuah notula rapat sesuai dengan susunan yang tertera diatas
dengan ketentuan sebagai berikut :
v
Notula rapat dibuat saat agenda Rapat Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon
Progo guna membahas Lomba MIPA Tingkat Kabupaten untuk SMP / SMA. Rapat
dipimpin langsung oleh Bapak kepala Dinas Pendidikan dan dihadiri jajaran Dinas
pendidikan serta beberapa perwakilan guru SMP/SMA Kulon Progo.
v
Waktu rapat sekarang tempat meneyesuaikan
v
Inti pembahasan :
a)
Pembentukan Panitia lomba
b)
Penentuan waktu, tempat lomba
c)
Prosedur pendaftaran
d)
Penentuan juri lomba MIPA
e)
Prosedur perlombaan (tata tertib)
f)
Hadiah yang akan di berikan
