Teknologi Perkantoran "Mesin-mesin Kantor"

BAB I

PENDAHULUAN

A.      Latar Belakang

Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat  dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).

Sedangkan manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.

B.       Rumusan Masalah

1.         Apa saja jenis-jenis mesin kantor ?

2.         Bagaimana ciri-ciri pada mesin perkantoran ?

3.         Bagaimana fungsi mesin-mesin kantor ?

4.         Bagaimana dampak positif serta negatif mesin-mesin kantor untuk kinerja para karyawan di perusahaan ?

C.      Tujuan

1.         Mahasiswa diharapkan mampu mendeskripsikan mengenai mesin-mesin kantor dari yang manual hingga elektronik.

2.         Mahasiswa diharapkan memahami setiap mesin yang digunakan di kantor.

3.         Mahasiswa diharapkan mampu memberikan pejelasan pada stiap mesin yang diketahui jenis dan ciri-cirinya.

D.      Manfaat

1.         Bagi penulis, penulisan ini dapat dijadikan sebagai pemenuhan Tugas Teknologi Perkantoran.

2.         Bagi pembaca semoga tulisan ini bermanfaat untuk kegiatan sehari-hari terutama dalam bidang administrasi dalam hal pengenalan mesin-mesin perkantoran dan pengenalan teknologi sebuah perusahaan.

3.         Bagi pembaca penulisan ini dapat dijadikan referensi atau bahan studi pustaka dalam melakukan penelitian dengan metode qualitatif.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Pengertian Mesin

Mesin kantor (office machine) adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Macamnya mesin kantor banyak sekali dan tampaknya terus menerus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Yang termasuk mesin kantor diantaranya  adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

B.       Pembagian Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.  

1.         Tenaga penggerak

Menurut  tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

·           Mesin manual : mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

·           Mesin listrik (elektrik) : Mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2.         Cara kerja komponen mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

·           Mesin mekanis : mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

·           Mesin elektronik : mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.

C.      Fungsi Mesin Kantor

Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:

1.         Mesin penghimpun data atau informasi

·           Mesin penjilid (binding machine)

·           Stapler (hecht machine)

2.         Mesin pemisah

·           Mesin pembuka surat (letter opener)

·           Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

·           Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

·           Mesin penghancur dokumen (shredder)

·           Asahan pensil (pencil sharpener)

3.         Mesin pencatat data atau informasi

·           Mesin dikte (dictating machine)

·           Mesin tik (typewriter)

·           Mesin penomor (numbering machine)

·           Mesin pencetak perangko (franking machine)

·           Stampel (time dan date stamps)

·           Pencatat uang kas (cash register)

·           microfilm

4.         Mesin pengolah data

·           Mesin jumlah (adding machine)

·           Mesin hitung (calculating machine)

·           Komputer

5.         Mesin pengganda

·           Mesin stensil (stencil duplicator)

·           Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

·           Mesin fotokopi

·           Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

·           Mesin offset

6.         Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

·           Telepon dan interphone

·           Telex

·           Faksimile

·           Modem

·           Intercom

·           Radio paging

·           Teleprinter

·           Telefoto

·           Telecopier

·           Handy talky (HT)

7.         Mesin mengaman dan penyaman

·           Pengaman data (data safes)

·           Kipas angin (fan)

·           Air conditioner (AC)

·           Tirai udara (air curtain)

8.         Mesin pengontrol

·           Mesin presensi

·           Close circuit television (CCTV)

D.      Jenis-jenis Mesin Kantor

1.         Mesin Ketik Manual

Adalah mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak kata.

Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan perkantoran mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik

Jenis-jenis mesn ketik manual:

·           Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double folio.

·           Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan kertas berukuran ½ kali folio

·           Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran 9 ½ hingga 10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena terbentuknya yang mudah dibawa kemana-mana

2.         Mesin Ketik Elektronik

Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik

Mesin ketik ini memiliki cirri-ciri sebagai berikut:

·           Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

·           Komponen dan cara kerja mesin mekanis

·           Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik manual sitambah saklar

Jenis huruf-huruf mesin tik elektrik antara lain

·           Mesin tik elektrik dengan system huruf batang

·           Mesin tik elektrik dengan system huruf bola

3.         Mesin Hitung Manual

Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif lama. Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.

Jenis-jenis mesin hitung :

·           Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:

a)        Mesin jumlah : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan mengalikan sederhana.

b)        Mesin hitung : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan, membagi.

·           Menurut tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:

a)        Mesin hitung tangan : mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia), dilengkapi dengan engkol.

b)        Mesin hitung listrik : mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.

·           Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:

a)        Mesin hitung mekanik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.

b)        Mesin hitung elektronik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.

·           Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:

a)        Mesin hitung berkunci sepuluh : mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.

b)        Mesin hitung berkunci penuh : mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.

·           Menurut penyajian hasilnya dibedakan menjadi:

a)        Mesin hitung pencetak : mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung / kertas roll.

b)        Mesin hitung tidak mencetak : mesin hitung yang tidak, mencetak angka-angkanya pada kertas hitung.

4.         Mesin Penjilid

1)        Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :

·           Menurut jenisnya dapat dibedakan atas

a)         Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.

b)        Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.

·           Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:

a)         Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.

b)        Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.

2)        Ciri-ciri mesin penjilid

·           Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.

·           Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.

·           Tenaga penggerak tangan

·           Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.

3)        Cara kerja mesin penjilid

·           Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.

·           Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.

·           Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.

4)        Cara pemeliharaan mesin penjilid

·           Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.

·           Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.

·           As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

5)        Macam-macam plastik penjilid yaitu:

·           Plastik penjilid bulat

·           Plastik penjilid oval

·           Plastik penjilid punggung sempit.

E.       Dampak Perkembangan Mesin-mesin Kantor

Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannnya mesin-mesin kantor yang mempunyai sifat :

1.        Elektronis

2.        Multifungsi

3.        Pengoperasiannya mudah dan simpel

4.        Tenaga listrik yang digunakan kecil

5.        Harga relatif murah

6.        Ukuran fisik semakin kecil

7.        Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi

8.        Cara kerjanya otomatis

Selain pengaruh terhadap efisiensi kerja, perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak positif terhadap:

1.        Tenaga Kerja

·           Mutu dan kualitas tenaga kerja meningkat

·           Kedisiplin dan gairah kerja meningkat

·           Beban kerja dan pikiran menjadi lebih ringan

·           Pendapatan tenaga kerja meningkat

2.        Prosedur Kerja

·           Semakin mudah

·           Semakin lancar

·           Semakin sederhana

·           Semakin efisien

3.        Hasil Kerja

·           Kualitas kerja meningkat

·           Standar mutu tertentu dapat terpenuhi

·           Keseragaman dan keragaman bentuk, jenis, ukuran produk sangat akurat

4.        Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan 

Dampak negatif perkembangan teknologi mesin perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut

1.        Sulitnya mencari tenaga kerja dengan kemampuan dan keterampilan sesuai mesin yang ada

2.        Menambah jumlah pengangguran karena tenaga kerja yang dibutuhkan relatif lebih sedikit

3.        Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan

4.        Menambah suara gaduh sehingga menggangu pegawai lainnya.

5.        Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.

6.    Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.

Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan pengadaan pelatihan tenaga kerja.