Pengertian Sekretaris

Jabatan sekretaris merupakan jabatan profesional yang bisa dikembangkan. Pekerjaannya membutuhkan keahlian dan ketrampilan khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara formal. Tetapi pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperkaya pengetahuan dan kemampuan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dan memimpin anak buahnya dalam bekerja. Pekerjaan sekretaris berkembang atau bertambah seiring dengan tingkat kedudukan sekretaris dalam perusahaan serta tugas yang didapatkan dari pimpinan.

Pengertian Sekretaris ditinjau dari etimologinya adalah secretum (bahasa Latin) yang memiliki arti rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai. Maka dari itu kinerja sekretaris harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun pimpinannya. Dapat dikatakan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya. Sekretaris juga dapat diartikan sebagai seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila petugas ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat atau instansi resmi maupun perusahaan swasta yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lainnya adalah Private Secretary (The Liang Gie, 2000).

Berkut pengertian sekretaris menurut para ahli. Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden, Business Dictionary, 1960, hal 184. Sekretaris adalah:

“Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.” (Drs. Sutarto, 1992: 2).

Menurut M. Braum dan Ramon (terjemahan) sekretaris adalah:

“Seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.”

Menurut C.L Barnhart (ed.):5 dalam Sutarto sekretaris adalah :

“secretary :

1. a person who conduct correspondence, keeps record act., for an individual or organization.

2. an office state charge with the superitedence and managemen of a particular department of government : Secretary of State.

3. a piece of furniture for use as writing desk.

4. a desk with bookshelves on top of it.”

“sekretaris :

1. Seorang yang melakukan korepodensi, memelihara warkat, dan lain-lain untuk perorangan atau organisasi.

2. Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri

3. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.

4. Sebuah meja dengan rak buku di atasnya

Dari beberapa pengertian sekretaris yang dikemukakan oleh para ahli maka dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa sekretaris adalah seseorang yang dapat dipercaya atau seorang yang menjadi tangan kanan pimpinan yang mengurusi segala bentuk kegiatan pimpinan serta melakukan kegiatan kantor yang berhubungan dengan menyusun, memelihara, dan membuat dokumen untuk perusahaan.